Luca Francis

Fortschritt überwachen mit Google Sheets

Knowledge Base

Um den Überblick über den Fortschritt eines Projektes zu behalten, ist es sinvoll Trackingmethoden anzuwenden.

Die im Folgenen dargestellte Methode bietet sich bei Projekten an, bei denen einzelne Elemente klar definierte Status durchlaufen.

Zum Beispiel wie es bei Tickets in Youtrackprojekten der Fall ist: ToDo -> In Progress -> Review -> Done

In einem neuen Google Sheets Dokument wird zuerst die Übersichtsseite angelegt.

Elementname Status 1 Status 2 Status 3
Anzahl 2 1 3
element1 1 1 1
element2 0 0 1
element3 1 0 1

Durch bedingte Formatierung (Format -> Bedingte Formatierung) lassen sich den Feldern basierend auf dem Status eine Farbe zuweisen, was einen leicht zu verstehenden Überblick möglich macht.

In der Bespieltabelle oben müssten z.B. zwei Regeln festgelegt werden, da Elemente einen Status entweder abgeschlossen haben oder nicht.

Bereich B3-D1000;Text ist genau 0; Farbe Rot Bereich B3-D1000;Text ist genau 1; Farbe Grün

Für die besondere Zeile “Anzahl” werden Summenformeln genutzt, um die Statusspalten zusammenzufassen: =SUMME(B3:B1000)=SUMME(C3:C1000)=SUMME(D3:D1000)

Damit ist die Übersichtsseite fertig, hier können nun Daten eingetragen werden.

Damit die Veränderung der Anzahl-Spalte getrackt wird, gibt es die Möglichkeit ein Skript einzufügen, welches diese Aufgabe übernimmt und die Daten auf einem zweiten Tabellenblatt abspeichert.

Dafür wird eine =NOW() in die Anzahl-Spalte eingefügt und das zweite Tabellenblatt erstellt.

  1. Wechsel zum Skripteditor über Tools -> Skripteditor

  2. Im neuen Fenster

    function onOpen() {
    var ui = SpreadsheetApp.getUi();
    ui.createMenu('Custom Menu')
      .addItem('Save Data','saveData')
      .addToUi();
    }
    function saveData() {
    var ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
    var sheet = ss.getSheets()[0];
    var status1 = sheet.getRange('B2').getValue();
    var status2 = sheet.getRange('C2').getValue();
    var status3 = sheet.getRange('D2').getValue();
    var date = sheet.getRange('E2').getValue();
    ss.getSheets()[1].appendRow([status1,status2,status3,date]);
    }
    

    einfügen

Die Funktion onOpen fügt in die Menüleiste den neuen Punkt “Custom Menu” ein, unter dem sich die Funktion saveData starten lässt.

saveData() muss natürlich an die Anzahl der Status angepasst werden.

Nun kann per Menüleiste manuell geloggt werden.

Damit die Funktion periodisch ausgeführt wird, kann im Skripteditor unter Bearbeiten->Trigger des aktuellen Projekts ein Trigger konfiguriert werden.

  1. Wähle unten rechts “Trigger hinzufügen”
  2. Einstellungen auswählen:

Funktion : saveData

Bereitstellung: HEAD

Terminquelle: Zeitgesteuert

Auf diese Weise bildet sich auf dem zweiten Tabellenblatt eine Tabelle mit den Anzahl-Daten und dem entsprechenden Timestamp, die automatisch aktualisiert wird.

11 Jun 2019 #Google #Sheets #Progress #Excel #Tracking